Kaip dokumentų valdymo sistema optimizuoja ir automatizuoja kasdienį darbą

Dokumentų valdymo sistema (DVS) — tai programinė platforma, kuri centralizuoja įmonės dokumentus ir automatizuoja su jais susijusius procesus: nuo registravimo iki tvirtinimo ir archyvavimo. Trumpas atsakymas, kaip ji optimizuoja darbą: dokumentai laikomi vienoje vietoje, o rutininiai veiksmai — perdavimas atsakingiems darbuotojams, priminimai, tvirtinimas — vyksta automatiškai pagal iš anksto nustatytas taisykles, todėl sumažėja rankinio darbo ir klaidų.

Konica Minolta, biuro ir dokumentų valdymo sprendimų įmonė, tokias sistemas diegia įvairaus dydžio organizacijoms — nuo kelių žmonių komandų iki didesnių įmonių, kurios nori palaipsniui atsisakyti popierinių procesų.

Optimizavimas prasideda nuo dokumentų centralizavimo. Kai visos sutartys, sąskaitos ir vidiniai dokumentai laikomi vienoje sistemoje, jų nebereikia ieškoti el. pašto gijose, bendruose diskuose ar stalčiuose. Dokumentą galima rasti pagal pavadinimą, turinį, metaduomenis ar tipą, o tai sutaupo laiko, kuris kasdien išeikvojamas paprasčiausiai ieškant reikiamo failo.

Antra dalis — matomumas. Sistemoje realiu laiku matoma kiekvieno dokumento būsena: ar jis jau patvirtintas, pas ką „užstrigo", kada baigiasi terminas. Toks skaidrumas leidžia pašalinti procesų kamščius, kurių įprastame darbe dažnai net nepastebime, nes jie pasislepia tarp laiškų ir žodinių susitarimų.

Darbo eigos automatizuojamos naudojant vizualų procesų modeliavimo įrankį. Procesą — pavyzdžiui, sąskaitos kelią nuo gavimo iki apmokėjimo — galima sudėlioti „drag & drop" principu, be programavimo žinių: nurodomi etapai, atsakingi darbuotojai, terminai, automatiniai pranešimai ir tvirtinimo ar grąžinimo scenarijai.

Būtent čia dvs sistema atskleidžia didžiausią naudą: dokumentas pats „keliauja" pas reikiamą žmogų, o šiam neatlikus veiksmo laiku, primenama arba užduotis perduodama toliau pagal nustatytą scenarijų. Dažnas procesas, kuris anksčiau užtrukdavo dienas, taip suspaudžiamas iki kelių valandų, nes niekas nelaukia, kol dokumentas bus pastebėtas rankiniu būdu.

Svarbu ir tai, kad dokumentus galima pasiekti bei tvirtinti per interneto naršyklę ar mobilųjį įrenginį. Vadovui nebūtina sėdėti prie darbo kompiuterio — sąskaitą ar sutartį jis gali patvirtinti ir iš išvykos, todėl procesas nesustoja net tuomet, kai atsakingo žmogaus nėra biure.

Dažniausiai automatizavimas pradedamas nuo procesų, kurie kartojasi ir sunaudoja daug administracinio laiko. Tarp populiariausių — sąskaitų faktūrų tvirtinimas, sutarčių derinimas ir archyvavimas bei personalo (HR) dokumentų administravimas.

Svarbu tai, kad sistema modulinė: galima pradėti nuo vieno proceso, jį nusistovinti, o vėliau prijungti naujus srautus — pirkimų, projektų ar kokybės dokumentų valdymą. Tokiu būdu nereikia iškart keisti visos IT infrastruktūros ar diegti sudėtingo sprendimo vienu metu, o investicija auga kartu su realiais organizacijos poreikiais.

Toks palaipsnis diegimas turi ir praktinį privalumą — mažesnę darbuotojų pasipriešinimo riziką. Kai komanda iškart apkraunama nauja sistema visiems procesams, prisitaikymas užtrunka ir kyla klaidų. Pradėjus nuo vieno aiškaus proceso, žmonės greitai pamato konkrečią naudą, todėl kitus srautus perkelti į sistemą tampa daug lengviau.

Ne — tinkamai sukonfigūruota sistema saugumą veikiau sustiprina. Kiekvienam darbuotojui nustatomos prieigos teisės, todėl jis mato tik jam skirtus dokumentus. Sistema saugo dokumentų versijų istoriją ir registruoja vartotojų veiksmus, tad visada aišku, kas ir kada dokumentą peržiūrėjo, keitė ar tvirtino.

Papildomai naudojami duomenų apsaugos mechanizmai — saugus perdavimas ir šifravimas. Kartu su audito įrašais tai padeda laikytis vidinių dokumentų valdymo ir duomenų apsaugos politikų, o tai ypač aktualu įmonėms, dirbančioms su asmens ar finansiniais duomenimis.

Optimizavimo efektas didžiausias tada, kai dokumentų valdymas neveikia atskirai nuo kitų programų. Sistema gali būti integruojama su įmonės išteklių planavimo (ERP), klientų santykių valdymo (CRM), apskaitos ir personalo valdymo platformomis, tokiomis kaip SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, DocuSign ar Dokobit.

Integracijos leidžia automatizuoti duomenų mainus tarp sistemų ir sumažinti rankinį įvedimą: pavyzdžiui, sąskaitos duomenys iš apskaitos programos automatiškai patenka į tvirtinimo procesą, o pasirašyta sutartis — tiesiai į archyvą. Taip pašalinami taškai, kuriuose informacija anksčiau būdavo perrašoma ranka ir kur atsirasdavo daugiausia klaidų.

Dokumentų valdymo sprendimų konsultanto teigimu, didžiausią pokytį įmonės pajunta ne iš vienos atskiros funkcijos, o iš to, kad rutininės užduotys nustoja reikalauti nuolatinio žmogaus dėmesio. „Kai pasikartojantys veiksmai automatizuoti, darbuotojai laiką skiria sprendimams, o ne dokumentų vaikymuisi po skirtingas vietas", — pastebi jis. Būtent šis dėmesio perskirstymas dažniausiai ir virsta apčiuopiama grąža, nes brangiausias resurse įmonėje išlieka ne popierius, o kvalifikuoto darbuotojo laikas.

Kas yra dokumentų valdymo sistema? Tai platforma dokumentams centralizuotai saugoti ir su jais susijusiems procesams — registravimui, tvirtinimui, archyvavimui — automatizuoti vienoje vietoje.

Ar reikia programavimo žinių procesams kurti? Ne. Darbo eigos kuriamos vizualiu „drag & drop" įrankiu, todėl daugumą procesų galima sudėlioti ir koreguoti be programuotojų.

Nuo ko verta pradėti diegimą? Nuo vieno dažnai pasikartojančio proceso, pavyzdžiui, sąskaitų tvirtinimo, o vėliau plėsti sistemą pagal poreikį.

Ar galima sistemą išbandyti prieš įsigyjant? Taip, paprastai tai daroma demonstracijos metu, kai parodomi registravimo, tvirtinimo ir archyvavimo procesai bei atsakoma į klausimus dėl pritaikymo organizacijai.

Dokumentų valdymo sistema optimizuoja darbą dviem kryptimis: sutvarko, kur laikomi dokumentai, ir automatizuoja, kaip jie juda tarp žmonių. Organizacijoms, norinčioms sumažinti popierizmą ir administracinį krūvį, Konica Minolta siūlo nemokamą konsultaciją, kurios metu įvertinami esami dokumentų procesai ir pasiūlomas labiausiai tinkantis sprendimas.